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OA办公自动化系统解决方案

  OA办公自动化系统解决方案

  来源:乾元坤和

  在信息化时代的今年,应用信息互联网技术提高企业的办公效率,会每个企业在一定阶段要发展所必须经历的过程,OA系统提高企业的办公效率,实现信息的共享,企业文化知识的积淀,在现在看来,是决定企业在生存竞争中必要的因素,实现管理现代化和决策的科学性、先进性和实时性,是摆在每一个企事业单位和领导者面前的重要课题。只有提高办公效率,加强管理能力,适应今后信息化社会的发展要求,才能更好的适应社会发展。

  1、 组织机构

  公司内部各科室、事业单位;XX分公司;XX分公司;XX分公司;XX区分公司;XX分公司。约500个点需求。

  2、系统建设目标

  适应网上办公的业务需求,建立一套包括公文管理、协同工作流程、信息门户、文档与资源管理、知识管理、各种业务数据与报表管理的企业协同办公系统。考虑到各分公司信息化的发展,系统要支持多种形式部署和整合应用。

  3、系统建设原则

  本系统建设实施的原则是基于现有成熟的、有丰富应用案例的软件产品,并能针对我公司情况进行个性化的实施与应用,并在规定的时间内完成软件交付、项目实施培训与上线。

  系统设计要求

  1、适用性

  系统应考虑现有软硬件平台的实际和未来发展的趋势,使得系统具有良好的适用性。

  2、先进性

  采用先进技术架构和设计方法,融合先进的管理思想,结构化程度高,灵活性、兼容性、集成性、开放性,符合技术发展趋势,适应用户成长需要。

  3、可操作性

  系统易于上手、便于使用,只需要较少培训既能推广使用,系统管理工作较少,并能够根据需求的规模分解管理任务。

  4、稳定性

  系统从底层数据库到功能层应经过严格测试,软件设计优化,数据库稳定,功能顺畅,没有堵塞、丢失数据的现象,能在不同的硬件、网络、操作系统以及操作习惯中长期平稳运行,适合大规模用户使用,以保证日常办公的正常进行。

  5、安全可靠性

  系统要求具备高度严格、灵活定义的安全机制,保证系统的信息安全,防止数据机密的泄漏。应用软件系统设置系统安全保密机制,提供对用户、软件功能、数据文件的安全管理。应用软件系统可采用数据加密机制,进行数据传输。针对用户具有如UKEY等多种认证方式。

  6、可配置性

  系统可配置性包括部门配置、人员角色配置、公文样式配置、表单配置和处理流程的配置等。

  7、可扩充性

  系统应具有良好的外接接口,随着业务的不断扩充,整个系统应能够方便添加新的处理模块。

  8、易用性

  界面友好,结构清晰,流程合理,功能一目了然,菜单操作满足用户使用习惯。易理解、易学习、易使用,实现便捷操作。

  9、性能要求

  要求在同时在线500用户的情况下,OA 系统用户用密码登录响应时间小于5 秒;工作流程及收发100K 明文邮件等操作响应时间小于5 秒。

  按照标准软硬件环境下并发操作为标准,简单操作响应时间≤5秒,复杂数据报表等操作响应≤10 秒。

  10、开放性

  要求软件在不影响功能和安全的情况下,开放数据字典、数据交换接口,开放软件部分源代码,提供深入的二次开发指南。用户可以方便自行开发功能模块,以扩展其应用。

  系统技术要求

  1、B/S 架构

  架构要求系统采用B/S 架构,降低系统维护与升级的成本和工作量。支持数据库系统与WEB应用程序系统分离部署。

  2、操作系统与其它应用软件

  服务器端支持跨平台运行,支持各种主流操作系统,如Windows 、Unix、Linux等,支持各种主流的浏览器,IE浏览器支持6.0及以上版本,OFFICE、WPS软件支持主流的2003/2007及2010等版本。

  3、即时通讯

  支持即时通讯,可以实现开机自动登陆OA,任务、消息自动提醒办理,支持文持文件在线及离线传送功能,支持远程协助功能,离线文件传送、语音、视频会议等功能。

  4、移动办公

  支持安卓、苹果等移动设备办公,可在该设备上安装客户端工具,实现移动设备办公,移动设备上可进行邮件收发、文件查阅、通知公告查看、工作日程安排、工作日志撰写以及工作流审批与转交、数据报表的查阅等功能应用。

  云办公

  可根据个人情况在服务器上划分办公空间,做到文件、资料云存储,避免因个人电脑瘫痪导致的数据丢失。

  系统建设实现目标

  建立共享的协同办公平台,实现公文处理、事务管理、个人办公和内部电子邮件系统,实现图形化工作流程的自定义、表单自定义,规范各项工作,提高工作效率。实现文件归档管理要求,使各类文件文档能够按权限进行保存、共享,能够非常方便地查找和使用。实现集中数据管理,可进行各种数据报表的提取、加工与分析,并进行图形化显示,支持从其它系统中提取数据并在OA软件中呈现。

  通过实现办公自动化,可以优化现有的管理组织机构,调整管理体制,在提供效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。

  系统建设原则

  系统实施开发在现有的、成熟的软件产品基础之上,结合我单位实际情况并进行应用,支持二次开发与深度定制。

  本需要描述只提出对办公自动化系统的基本功能要求,软件商可在此基础上增加特色模块。

  系统建设应遵循“系统设计要求”中所规定的原则进行建设。

  系统非功能要求

  1、软件非功能性要求

  1.1、软件架构与登陆方式

  1.1.1、软件采用B/S结构,无须安装任何客户端软件即可实现移动办公;

  1.1.2、软件支持IM即时通讯工具,可实现开机自动登陆,任务自动提醒,支持文件/消息的即时传送,支持通过IM工具实现离线文件发送、支持群组、远程协助、语音视频等功能;

  1.1.3、支持通过手机的浏览器上网,实现3G上网移动办公,手机可以办理工作流程事务。还要求支持手机客户端模式使用OA,支持常用的IOS系统、安卓系统。客户端能随着服务器端要求自动升级。

  2、软件界面

  2.1、软件有良好的操作界面,用户可更改登陆界面。用户可以自定义桌面,可以调整桌面模块,快捷菜单等。

  2.2、软件应提供多套风格界面,用户可根据自己的喜好调整工作界面,支持图标化的风格界面。

  2.3、各模块显示列表内容的条数可以由管理员自行定义。

  2.4、支持门户设置,不同角色、单位人员可以设置不同的门户,以实现不同内容的呈现。

  3、数据备份与恢复

  3.1、软件支持数据库定时自动备份功能,提供一键式数据备份工具,方便数据备份与恢复;

  3.2、软件支持数据库导入、导出、修复等功能,即使在服务器突然掉电或中止运行的情况下,也能确保系统数据不会受到破坏。

  3.3、能定时检测应用服务占用资源情况,在服务器资源紧张的情况下,能自动检测并重启相关服务,释放资源。

  4、安全性

  4.1、软件有丰富的安全加密、认证、保密措施,确保系统安全无风险运行;

  4.2、用户登陆时,支持USB加密锁、动态密码卡、支持Windows域用户认证等多种安全登陆认证机制;

  4.3、系统提供详细的审计功能,审计人员能即时审计安全操作日志;

  4.4、软件支持数据加密传输功能;

  4.5、工作流程系统支持电子印章系统(要求不限用户数)确保数据安全,电子印章系统要取得国家相关部门的安全认证;

  4.6、支持OFFICE、WPS文档在线编辑保留痕迹功能,支持对文档操作保留文件级操作日志,支持保留文档的历史版本功能;

  4.7、支持OFFICE、WPS文档电子签章功能,能对文档进行加密保护。

  5、易用性要求

  5.1、软件功能设计合理,易于操作使用,有电脑及软件基础知识的人员,无须经过专业培训,即可快速掌握软件操作;

  5.2、软件提供联机帮助说明文档,提供软件操作的电子文档说明书,方便用户使用。

  5.3、能根据用户单位实际需求,在实施完成后,为用户定制软件操作的视频培训资料。

  6、稳定性与运行速度

  6.1、软件有较快的运行速度,在网络优良的情况下,普通主流服务器配置,500人在线同时使用,普通的功能操作响应时间控制在5秒钟以内;

  6.2、系统有很强的稳定性,保证能支持系统长年不间断安全运行;

  7、用户数要求

  要求软件注册人数在1000人左右,至少支持500人的并发用户数。

  8、软件开放性

  8.1、软件要求开放数据库字典结构,有详细的数据库文件说明。

  8.2、在不影响软件安全性和版权控制的前提下,开放软件50%以上的源代码。开放软件源代码,须提供开放代码的数量比例,开放源代码的模块等。

  9、二次开发与系统整合

  9.1、在本地有项目实施及二次开发的技术团队,能根据我单位情况需求进行个性化二次开发;

  9.2、提供二次开发的标准文档,并提供二次开发深入培训,方便用户自行二次开发。

  9.3、在对方系统开放数据接口并提供技术支持的情况下,支持与其它业务系统整合,实现单点登陆应用;

  9.4、在对方系统开放数据接口并提供技术支持的情况下,支持从其它系统提取数据,并在OA系统模块中呈现,同时支持这些数据进行二次加工与分析,并在移动设备(如智能手机)上呈现。

  软件功能模块要求

  1、必备基础功能模块

  1.1、电子邮件:支持内部邮件发送,支持群发功能,能查看邮件的查阅情况,邮件支持批量上传附件,支持内外网邮件一体化应用;

  1.2、内部短信:用内部短信实现重要信息的提醒,用户能查看、管理短信;

  1.3、手机短信:支持用手机短信实现重要信息的提醒,支持手机回复至OA,可支持网关或短信猫形式的手机短信发送与提醒;

  1.4、日程安排:可安排工作日程,实现定期提醒,领导可看员工的日程安排,可直接为员工安排工作日程;

  1.5、工作日志:员工可以撰写工作日志,可以设置将工作日志共享给指定人,可对工作日志进行点评;

  1.6、会议管理:实现会议的申请、会议资料上传,会议审批与会议纪要等,会议查询等;

  1.7、车辆管理:实现车辆的申请、使用与审批,可进行车辆维护登记;

  1.8、信息发布:实现单位通知公告、新闻、行业动态等各种信息的发布;

  1.9、文件管理:实现单位各种文档、资料的规范管理,能严格区分权限;

  1.10、人事档案:单位人事档案资料的管理、查询、统计和分析功能。

  1.11、考勤管理:实现单位人事考勤、请假、出差等数据的统计和管理;

  1.12、培训管理:实现单位内部培训管理,最好能支持在线考试。

  1.13、投票管理:实现各种类型的投票管理,支持实名或匿名投票,可自动统计投票结果。

  2、重点功能模块

  2.1、工作流程系统

  1) 支持自定义工作流功能。工作流程设计简单易学,支持图形化工作流程设计功能;

  2) 工作流表单设计至少支持单行框、多行框、下拉菜单、单选框、复选框、宏控件、时间日期控件、电子签章控件等功能,利用丰富的表单控件可以设计出精美实用的表单;

  3) 工作流表单设计支持从WORD、EXCEL、WPS设计表格并导入,支持HTML语法规则,支持用网页设计软件设计。

  4) 工作流步骤支持固定流程和自由流程功能;

  5) 工作流程图和表单均支持导入导出功能;

  6) 工作流程支持前进、回退、分支、选择、判断、收回、删除、委托、并发、会签、催办、主办人临时增加经办人等功能;

  7) 工作流程支持按任意条件进行查询功能,支持查询统计结果生成报表并导出功能;

  8) 工作流程的转交支持内部短信、手机短信等多种方式提醒。

  9) 工作流程每步可以设置办理时限,对于超时办理的工作流可统计并催办。

  10) 支持子流程功能,多个流程可以能用工作流程可以相互关联、数据调用,甚至形成事务管理系统。

  11) 工作流程设置支持自动文号规则,支持流水号设置功能。

  12) 工作流程办理完毕,支持自动归档、转发到公告通知、新闻等信息发布模块功能;支持套打功能,能打印原始表单也可以按模板格式打印表单数据。

  13) 工作流程能和固定模块如车辆管理申请、办公用品申请等模块实现数据关联,信息共享,无须流程走完后,手动修改固定模块中的数据。

  14) 通过工作流程系统,能实现公文管理、印章管理、合同管理、物品申购、项目管理、出差、财务报销管理等,并能生成相应的统计报表;

  2.2、电子公文系统

  1) 电子公文管理模块设计须遵循工作流程设计的相关规则及国家相关部门对电子公文管理的有关管理规定。

  2) 收文管理:实现收文、登记、处理、查询、归档。实现对公文分类、标识信息(包括标题、种类、缓急、密级、收文字号、主题词、收文机关、发往单位、印发时间、生效时间、承办人等)的登记;批示和处理情况登记; 查阅收文办理情况,包括经手的领导、部门名单、收文时间,相应的处理意见; 按归档要求对收文进行立卷登记或销毁登记。

  3) 发文管理:实现发文、处理、查询、归档。包括设定发文题目及发文负责人,填写发文拟稿纸,草拟文件内容, 领导对草拟文件内容审核、批示意见, 有关领导对发文稿进行会签,并签发, 对正式发文稿进行校对, 按要求查阅需要使用的公文内容,按归档要求对发文进行立卷登记或销毁登记等内容。

  4) 公文管理系统应结合档案管理系统,收、发文办理完成后,能方便地进地归档、查阅等工作;

  5) 公文管理系统须集成电子印章管理、版式文件管理等功能,相关功能须经过国家相关安全部门资质认证,集成的电子印章不限制使用人数。

  6) 支持WORD(WPS)附件模块从表单中提取数据,生成格式文件,从而实现发文的快速编辑与排版功能。

  7) 电子公文操作支持安全日志记录,记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等,以保证电子公文的真实性和安全性。

  2.3、智能报表系统:

  1) 支持并兼容Excel(WPS表格)软件的功能,能直接导入、导出Excel文件,格式不会发生任何变化;

  2) 支持表格数据库定义功能,即将Excel表转换定义到数据库底层。

  3) 数据报表能灵活定义不同角色、用户的操作权限,以使不同岗位的人能进行不同的报表填报、审核、查询、统计、分析功能。

  4) 数据报表支持直观的图形化显示功能,能支持常见的如饼形图、直方图、散点图等。

  5) 数据报表支持流程定义功能,不同的步骤可以设置不同的经办权限和可写、可视字段。支持单人填报和协同填报模式。

  6) 支持集成调用外部数据库数据功能,能实现不同业务系统之间的数据整合调用。本次实施要求从HIS系统中提取相关的数据在OA系统中进行查阅,并支持对相应的数据进行二次加工分析。

  7) 通过设置表格间数据公式、逻辑关系,能方便地生成灵活的业务管理系统。

  8)可用来灵活构建应急值班管理系统及绩效考核等业务系统等。

  项目实施、培训、售后服务与软件升级

  1、要求能根据我单位的实施情况,提供专业周到的项目实施服务。实施的内容主要包括各模块的初始化设置、工作流程及各种数据报表的调研、设计和修改。实施的总体要求为在较短的时间内,使通用化的软件能在我单位具体应用。由实施单位完成的100项以内的工作流及20项以内的报表模板设计;

  2、能根据用户单位需求,不断升级改进软件功能。要求软件至少提供3年内免费升级,如能提供更长时间免费升级的,请注明;

  3、提供分岗位、分模块、分层次的软件使用培训,对管理员提供深入的培训,使管理员能完全掌握软件的安装、升级、维护以及工作流程、数据报表的设计工作。

  4、售后服务要求:为用户提供专业周到的售后服务,现场服务要求5(每周五天)*8 (小时)服务,紧急故障要求在4小时内确保系统恢复正常运行。

  5、除了现场服务外,要求提供电话、传真、网络等形式的即时服务。服务承诺应写明服务方式,服务费用以及免费服务的年限等。我方要求软件现场免费服务的时间不低于一年。

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  联系方式:QQ号:2725110947 电话:010-51246210 ;

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